En bedriftsflytting kan være alt fra et lite kontor med noen få arbeidsplasser til et omfattende relokaliseringsprosjekt med mange ansatte, IT-utstyr, arkiv, møbler, tekniske installasjoner og flere team som skal arbeide samtidig. For flyttebyrået handler en profesjonell bedriftsflytting derfor om langt mer enn å stille med bil og bæremannskap. God befaring, prosjektplanlegging, riktig bemanning, tydelig ansvarsfordeling og kontroll på hele flytteprosessen er avgjørende.
Bedriftsflytting er ikke én type oppdrag
Det er stor forskjell på å flytte et lite regnskapskontor med seks arbeidsplasser og å flytte en virksomhet med 100 eller 200 ansatte. Mange profesjonelle flyttebyråer kan håndtere mindre og mellomstore bedriftsflyttinger på en svært god måte. De største og mest komplekse prosjektene krever derimot ofte mer spesialisert kompetanse, prosjektledelse og flere faggrupper.
Noen flyttebedrifter har spesialisert seg på kontorflytting og bedriftsrelokalisering. De kan tilby tjenester som prosjektledelse, logistikkplanlegging, merkesystemer, møbelmontasje, flytting av IT- og AV-utstyr, gjenbruk av inventar, tømming av lokaler og koordinering med andre leverandører.
Det betyr ikke at mindre flyttebyråer står utenfor dette markedet. Et ordinært flyttebyrå kan være hovedleverandør på mindre bedriftsoppdrag, eller bidra som underleverandør og ekstra kapasitet på større prosjekter. Ekstra biler, sjåfører, flyttemannskap, lasting, lossing og interntransport kan være viktige deler av et større prosjekt.
Start med befaring
Ved en større bedriftsflytting bør planleggingen normalt starte med en grundig befaring. Det er vanskelig å beregne et komplisert kontoroppdrag ut fra noen få bilder eller et anslag over antall kvadratmeter.
Under befaringen bør flyttebyrået få oversikt over hva som faktisk skal flyttes og hvordan dagens og de nye lokalene fungerer. Antall arbeidsplasser er bare én del av bildet. Kontormøbler, møterom, resepsjon, arkiv, lager, printere, skjermer, teknisk utstyr, spesialinventar og fellesarealer kan utgjøre en betydelig del av arbeidet.
Befaringen bør også avklare praktiske forhold som etasjer, heiser, bredde på dører og korridorer, ramper, parkeringsmuligheter, lasteadkomst, avstand mellom bil og inngang og eventuelle tidsbegrensninger for varelevering.
For et større prosjekt danner denne kartleggingen grunnlaget for bemanning, kjøretøy, tidsplan, utstyr, montering og pris.
Utpek en prosjektleder
Når mange mennesker og leverandører skal arbeide mot samme mål, må noen ha oversikten. Ved større bedriftsflyttinger er derfor prosjektledelse en sentral del av leveransen.
Prosjektlederen hos flyttebyrået kan være kontaktpunkt mellom kunden, flyttemannskapene, montører, IT-avdeling, gårdeier, vakthold og andre leverandører. Kunden bør samtidig ha en ansvarlig person eller prosjektgruppe med myndighet til å ta beslutninger underveis.
Dette reduserer risikoen for at viktige spørsmål først dukker opp på selve flyttedagen.
Profesjonelle aktører i det norske markedet beskriver nettopp prosjektledelse og logistikkplanlegging som sentrale elementer i større kontorflyttinger. Bedrifts Flytting AS opplyser for eksempel at større prosjekter kan styres helt eller delvis av prosjektledere og logistikkonsulenter, mens MOVR beskriver dedikert prosjektleder som en del av sitt tilbud.
Lag en detaljert fremdriftsplan
En større bedriftsflytting bør brytes ned i konkrete faser. Planen må vise hva som skal skje, i hvilken rekkefølge det skal skje og hvem som har ansvaret.
Det kan være nødvendig å planlegge nedpakking, demontering, merking, transport, lossing, montering, IT-tilkobling og sluttkontroll som separate arbeidsoperasjoner.
En god fremdriftsplan gjør det også mulig å beregne hvor mange ansatte og biler som trengs i de forskjellige fasene. Det er ikke sikkert at maksimalt antall medarbeidere skal være på samme sted samtidig. Noen kan demontere på gammelt kontor mens et annet team tar imot, plasserer og monterer på den nye adressen.
Helg og ferie kan redusere driftsstansen
For kunden er nedetid ofte en av de største kostnadene ved en bedriftsflytting. Derfor gjennomføres mange større flytteprosjekter i perioder hvor virksomheten har lav aktivitet.
En kontorflytting kan eksempelvis starte etter arbeidstid fredag og fortsette gjennom helgen. Andre virksomheter kan legge hele eller deler av flyttingen til en ferieperiode eller gjennomføre prosjektet trinnvis over flere dager.
Målet kan være at de ansatte forlater det gamle kontoret før helgen og møter på nye, ferdig plasserte arbeidsplasser når virksomheten åpner igjen.
Dette stiller høye krav til tidsplanen. Dersom monteringen blir forsinket, IT ikke er klart eller inventaret havner i feil sone, påvirker det direkte når kunden kan starte normal drift.
Planlegg flyttingen av ansatte og avdelinger
I en større virksomhet bør man sjelden behandle alle arbeidsplasser som identiske kolli. Hver ansatt, avdeling eller sone bør kunne kobles til en bestemt plassering i de nye lokalene.
Et tydelig merkesystem kan vise hvilken etasje, avdeling, sone eller arbeidsplass inventaret tilhører. Det gjør det mulig for lossingsteamet å plassere møbler og utstyr riktig med en gang.
Dette kan spare betydelig tid sammenlignet med å samle alt inventar i et felles område og sortere det etterpå.
Ved svært store flyttinger kan hele avdelinger flyttes i en bestemt rekkefølge. Kritiske funksjoner kan prioriteres slik at virksomheten opprettholder mest mulig drift gjennom prosjektet.
IT-utstyr krever en egen plan
IT er en av de største forskjellene mellom mange privatflyttinger og bedriftsflyttinger. Et moderne kontor kan inneholde store mengder skjermer, dokkingstasjoner, printere, nettverksutstyr, AV-utstyr og andre elektroniske komponenter.
Det må på forhånd avklares hvem som skal koble fra, pakke, transportere, montere og teste utstyret. Dette skal ikke overlates til tilfeldigheter på flyttedagen.
Noen virksomheter velger at den enkelte ansatte selv tar med egen laptop og eventuelt mindre personlig arbeidsutstyr til det nye kontoret. Dette kan redusere håndteringen av sensitive og personlige enheter. Om det er riktig løsning avhenger imidlertid av virksomhetens IT-policy, sikkerhetskrav og prosjektplan.
Større IT-installasjoner kan håndteres av bedriftens egen IT-avdeling, en ekstern leverandør eller et spesialisert team hos flyttebedriften. MOVR oppgir blant annet demontering og remontering av IT- og AV-utstyr, kabling, tilkobling og testing som egne tjenester.
Montører kan være like viktige som flyttemannskap
Når en bedrift flytter mange arbeidsplasser, stopper jobben ikke ved lossing. Skrivebord, skap, reoler, skillevegger og annet kontorinventar kan måtte demonteres på gammel adresse og monteres igjen på den nye.
Derfor har enkelte spesialiserte bedriftsflyttebyråer egne montører eller egne monteringsteam. Andre samarbeider med eksterne montører eller møbelleverandører.
Bedrifts Flytting AS beskriver for eksempel tjenester innen transport, levering, demontering, flytting, remontering og montering av kontormøbler. For større montasjeprosjekter benyttes også prosjektledelse og fremdriftsplanlegging.
På store oppdrag kan man derfor ha flyttemannskap, sjåfører, montører og IT-personell som arbeider parallelt.
Planlegg de nye lokalene før første bil kjører
Flyttebyrået bør vite hvor inventaret skal plasseres før transporten starter. På større prosjekter kan en møbleringsplan eller plantegning brukes sammen med merkesystemet.
Da kan en arbeidsplass allerede være definert med bord, stol, skap, skjermer og annen utrustning. Flyttemannskap og montører slipper å vente på beslutninger når inventaret kommer frem.
Dette er særlig viktig når prosjektet har et kort tidsvindu. Hver unødvendig flytting av et skrivebord eller skap internt i de nye lokalene koster tid og arbeidskraft.
Ikke alt inventar skal nødvendigvis være med
En bedriftsflytting er også en anledning til å gjennomgå møbler og utstyr. Gamle arbeidsplasser, overskuddsmøbler, ødelagt inventar og elektronisk avfall trenger ikke automatisk bli med til ny adresse.
Dette bør kartlegges før flyttedagen. Noe kan gjenbrukes internt, noe kan selges eller gis bort, og annet må leveres til riktig avfallshåndtering eller gjenvinning.
Både MOVR og Bedrifts Flytting AS fremhever gjenbruk, avhending eller avfallshåndtering som deler av bedriftsflytteprosessen. For flyttebyrået betyr dette at oppdraget kan omfatte flere varestrømmer enn bare gammel adresse til ny adresse.
Beregn riktig bemanning
Bemanning på en bedriftsflytting bør beregnes ut fra arbeidsoperasjonene, ikke bare volumet. Et prosjekt med store mengder like flytteesker kan være enkelt å transportere, mens et kontor med mye demontering, komplisert IT-utstyr og flere etasjer kan kreve langt flere arbeidstimer.
Det må også være tilstrekkelig antall sjåfører dersom flere biler brukes samtidig. Ved større prosjekter kan det være behov for egne team på gammel og ny adresse.
Det kan være mer effektivt med riktig sammensatte team enn å plassere flest mulig ansatte på samme oppgave.
Velg biler og utstyr etter prosjektet
Kjøretøyene må passe til både volum, rute og arbeidsmåte. Flere biler kan være nødvendig dersom prosjektet gjennomføres i et kort tidsvindu eller flere team jobber parallelt.
Flyttebyrået bør samtidig vurdere lastesikring, traller, møbelbrett, beskyttelsesmateriell, flytteesker, bur, løfteutstyr og annet spesialutstyr.
Ruten må være lovlig og egnet for kjøretøyene som faktisk brukes. Vektbegrensninger, høydebegrensninger og andre kjøretøyrestriksjoner må tas hensyn til. Den korteste veien på kartet er ikke nødvendigvis den riktige ruten for en stor flyttebil.
Store prosjekter kan kreve samarbeid mellom flere flyttebyråer
Et spesialisert bedriftsflyttebyrå trenger ikke nødvendigvis å eie alle bilene eller ha alt mannskapet som kreves for prosjektets største arbeidsdag.
På større oppdrag kan hovedleverandøren hente inn ekstra kapasitet fra andre profesjonelle flyttebyråer. Et mindre flyttebyrå kan eksempelvis stille med en flyttebil, sjåfør og to eller tre ansatte under lasting eller lossing.
Denne typen samarbeid gjør det mulig å skalere kapasiteten etter prosjektet. Samtidig må hovedleverandøren sikre at alle som deltar kjenner merkesystemet, fremdriftsplanen, HMS-rutinene og hvem som leder arbeidet.
For mindre bedrifter kan situasjonen være motsatt: ett lokalt flyttebyrå kan håndtere hele oppdraget uten behov for en omfattende prosjektorganisasjon.
Avklar ansvar før flyttedagen
Et av de viktigste punktene i planleggingen er å definere hva flyttebyrået gjør, hva kunden gjør og hva som utføres av andre leverandører.
Hvem pakker dokumenter? Hvem kobler fra skjermer? Hvem transporterer laptopene? Hvem demonterer skrivebordene? Hvem sørger for tilgang til lokalene? Hvem bestiller heis? Hvem håndterer serverutstyr? Hvem bestemmer hvor overskuddsmøbler skal leveres?
Jo større prosjektet er, desto dyrere blir slike avklaringer dersom de først må tas mens mannskapet står og venter.
Test den nye arbeidsplassen før prosjektet avsluttes
En profesjonell bedriftsflytting bør ha en definert avslutning. Det kan innebære kontroll av at arbeidsplasser og møbler står riktig, at inventar ikke mangler, at demontert utstyr er montert og at områder er ryddet.
Dersom flytteprosjektet også omfatter IT eller AV, bør det være avklart hvem som tester at utstyret fungerer.
Ved større prosjekter kan det være hensiktsmessig å gå gjennom lokalene sone for sone sammen med kunden før prosjektet avsluttes.
Bedriftsflytting i FlytteMatch
Bedriftsflytting bør behandles som en egen type oppdrag når et flyttebyrå skal matches med en kunde. Et lite kontor med fem arbeidsplasser stiller helt andre krav enn en relokalisering av en virksomhet med mange ansatte, flere avdelinger og omfattende IT- og monteringsbehov.
FlytteMatch kan bruke opplysninger om blant annet geografi, flyttedato, kapasitet, tilgjengelige ansatte, sjåfører, biler og tjenesteprofil for å finne en partner som faktisk er egnet for oppdraget.
For større og kompliserte bedriftsflyttinger bør systemet først og fremst bidra til å finne riktig flyttebyrå og gi et godt beslutningsgrunnlag. Selve prisberegningen og prosjektplanen bør normalt ferdigstilles etter befaring og flyttebyråets faglige vurdering.
Et mindre flyttebyrå kan samtidig være relevant som støttekapasitet på et større prosjekt selv om det ikke er rigget til å lede hele bedriftsflyttingen alene.
Vil du bruke FlytteMatch som flyttebyrå?
Som partner hos Flyttebyrå.no får flyttebyrået tilgang til Partner CRM og strukturerte oppdragsdata som kan brukes sammen med egen kapasitet, biler, ansatte og tilgjengelighet når nye oppdrag skal vurderes.
Bedriftsflytting handler om hele prosessen. Se også hvordan et flyttebyrå kan bygge langsiktige bedriftskundeforhold.
Den fysiske transporten er bare én del av en større bedriftsflytting. Befaring, prosjektledelse, merking, bemanning, biler, IT, demontering, montering, møblering, gjenbruk og sluttkontroll kan være like viktige for resultatet.
For mindre kontorer kan et vanlig profesjonelt flyttebyrå håndtere hele prosessen. For store virksomheter kan det være nødvendig med et spesialisert bedriftsflyttebyrå, egne prosjektledere og flere fagteam. Og når kapasiteten må økes raskt, kan andre flyttebyråer bidra med biler og mannskap som en del av prosjektet.
Fellesnevneren er god planlegging. Når alle vet hva som skal flyttes, hvor det skal plasseres, hvem som har ansvaret og når hver fase skal være ferdig, kan flyttebyrået redusere feil, ventetid og driftsstans for kunden.
