Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig og juridisk kontakt

Den behandlingsansvarlige bestemmer hvorfor og hvordan personopplysninger behandles. For behandling som skjer i Flyttebyrå.no, FlytteMatch™, partnerportalen og den sentrale plattformadministrasjonen, er behandlingsansvarlig:

Generelle henvendelser om tjenesten kan sendes til post@flyttebyrå.no. Henvendelser om innsyn, sletting, retting, reservasjon, sikkerhet eller andre personvernspørsmål bør sendes til post@flyttebyrå.no.

Et partnerbyrå kan være selvstendig behandlingsansvarlig for opplysninger det mottar og bruker for å besvare en forespørsel, gi tilbud, avtale tidspunkt, gjennomføre flytting, fakturere kunden, håndtere reklamasjon eller oppfylle egne lovpålagte plikter. Spørsmål om et byrås selvstendige behandling må normalt rettes direkte til det aktuelle byrået.

2. Hvem og hva erklæringen gjelder for

Erklæringen gjelder behandling av personopplysninger om blant annet:

• personer som besøker Flyttebyrå.no eller relaterte landingssider,
• kunder og potensielle kunder som sender inn en flytteforespørsel,
• kontaktpersoner som opptrer på vegne av en bedrift eller organisasjon,
• eiere, daglige ledere, ansatte og brukere hos partnerbyråer,
• personer som kommuniserer med oss på e-post eller gjennom skjema,
• kunder som gir vurdering eller tilbakemelding etter et oppdrag, og
• personer som er nevnt i dokumentasjon, meldinger eller betalingsbevis.

Erklæringen omfatter nettstedet, skjemaer, API-endepunkter, tekniske logger, partnerportal, administrasjonsløsninger, e-postkommunikasjon og CRM-funksjoner som leveres som en del av FlytteMatch™. Den omfatter ikke uavhengige nettsteder, apper eller systemer som drives av partnerbyråer eller andre tredjeparter.

3. Hvilke personopplysninger vi behandler

3.1 Kontakt- og identitetsopplysninger

Vi kan behandle navn, e-postadresse, telefonnummer dersom dette oppgis, postadresse, fakturaadresse, språk, kundetype og navn på virksomhet eller organisasjon. For partnerbrukere kan vi også behandle stilling, rolle, organisasjonstilknytning, brukernavn og opplysninger som er nødvendige for å kontrollere at personen kan representere virksomheten.

3.2 Opplysninger om flyttebehovet

En flytteforespørsel kan inneholde fra- og til-adresse eller område, ønsket flyttedato, bolig- eller lokaletype, etasje, heis, adkomst, omtrentlig volum, antall rom, type inventar, behov for pakking, montering, flyttevask, bortkjøring, lagring eller andre tjenester. Kunden kan også skrive en fritekstbeskrivelse og laste opp materiale dersom en slik funksjon gjøres tilgjengelig.

Vi ber deg unngå å oppgi mer informasjon enn det som er nødvendig. Fritekstfelt skal ikke brukes til helseopplysninger, fødselsnummer, betalingskortinformasjon, informasjon om straffbare forhold eller andre særlige kategorier av personopplysninger.

3.3 Konto- og partneropplysninger

For partnerbyråer kan vi behandle foretaksnavn, organisasjonsnummer, forretningsadresse, kontaktpersoner, tjenesteområder, kapasitet, tilgjengelighet, status, dokumentasjon, avtalehistorikk, provisjonsgrunnlag, fakturaopplysninger og brukerrettigheter. Vi kan registrere hendelser som pålogging, endring av status, åpning av lead, innsending av tilbud, opplasting av betalingsbevis og avslutning av oppdrag.

3.4 Kommunikasjon og kundeservice

Når du kontakter oss, behandler vi innholdet i henvendelsen, tidspunkt, avsender, mottaker, vedlegg og oppfølgingshistorikk. Det samme gjelder meldinger som sendes gjennom plattformen mellom kunde og partner, dersom meldingsfunksjon er aktivert. Kommunikasjon kan lagres for å følge opp saken, dokumentere avtaler, forbedre tjenesten og håndtere tvister.

3.5 Tekniske data og logger

Vi kan registrere IP-adresse, tidspunkt, nettlesertype, enhetstype, operativsystem, besøkte sider, henvisende adresse, sesjonsidentifikator, feilkoder, sikkerhetshendelser og handlinger utført i plattformen. Opplysningene brukes til drift, feilsøking, sikkerhet, tilgangskontroll, misbruksforebygging og dokumentasjon.

3.6 Betalings- og dokumentasjonsdata

Kunden betaler partnerbyrået direkte. Dersom Stripe benyttes, vil Stripe behandle betalingsopplysninger i sin betalingsløsning. Flyttebyrå.no skal som hovedregel ikke lagre fullstendig kortnummer eller sikkerhetskode. Vi kan motta transaksjonsreferanse, status, beløp, valuta, dato og begrensede betalingsmetadata som er nødvendige for å følge opp betaling.

Partnerbyrået kan bli bedt om å laste opp betalingsbevis etter at et oppdrag er fullført og betalt. Dokumentet kan inneholde kundens navn, fakturanummer, dato, beløp, betalingsmåte og annen informasjon som fremgår av kvitteringen. Partneren skal skjule opplysninger som ikke er nødvendige, for eksempel fullstendige bankkontonumre, kortdata eller opplysninger om andre kunder.

4. Formål og behandlingsgrunnlag

All behandling skal ha et formål og et behandlingsgrunnlag. Hvilket grunnlag som brukes, avhenger av situasjonen.

4.1 Avtale og tiltak før avtale

Når du ber om tilbud eller oppretter en partnerkonto, er behandling av enkelte opplysninger nødvendig for å levere den tjenesten du ber om. Vi kan for eksempel ikke formidle en forespørsel uten å vite hvor flyttingen skal skje, hva slags hjelp som etterspørres og hvordan kunden kan kontaktes.

4.2 Rettslig forpliktelse

Vi kan behandle og oppbevare opplysninger når dette er nødvendig for å oppfylle bokførings-, regnskaps-, skatte-, dokumentasjons- eller andre lovpålagte plikter. Slike opplysninger slettes ikke dersom loven krever videre oppbevaring.

4.3 Berettiget interesse

Vi kan behandle opplysninger når det er nødvendig for en legitim virksomhetsinteresse og hensynet til den registrertes rettigheter ikke veier tyngre. Dette kan gjelde sikker drift, forebygging av svindel, dokumentasjon av hendelser, kvalitetskontroll, forbedring av arbeidsflyt, håndtering av krav og oppfølging av partnernes avtaleetterlevelse. Før slik behandling foretas, skal interessene vurderes og behandlingen begrenses til det som er nødvendig.

4.4 Samtykke

Der behandlingen bygger på samtykke, skal samtykket være frivillig, spesifikt, informert og utvetydig. Du kan trekke det tilbake når som helst. Tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av behandling som fant sted før samtykket ble trukket tilbake. Nødvendige cookies, sikkerhet eller behandling som kreves for å levere en etterspurt tjeneste er ikke avhengig av et markedsføringssamtykke.

5. Leads, matching og formidling

En flytteforespørsel regnes som et lead når den registreres for mulig formidling til ett eller flere relevante partnerbyråer. Vi bruker opplysninger om geografi, tidspunkt, tjenestetype, kapasitet og andre relevante kriterier for å finne partnere som kan være aktuelle.

Opplysningene deles bare i den utstrekning det er nødvendig for at partneren skal kunne vurdere og følge opp den aktuelle forespørselen. En partner får ikke en generell rett til å bruke kundedata til egne markedsføringslister, andre oppdrag eller formål som er uforenlige med forespørselen.

Vi kan føre tilgangslogg og kontrollere hvordan leads håndteres. Ved godt begrunnet mistanke om alvorlig misbruk kan partnerens tilgang midlertidig begrenses mens saken undersøkes. Dokumentert vesentlig eller gjentatt misbruk kan føre til permanent utestengelse og avslutning av samarbeidet.

Flyttebyrå.no har ikke en forretningsmodell der samme kundedata selges som en fritt omsettelig vare. Plattformen skal legge til rette for et reelt oppdrag og en kontrollert dialog mellom kunden og relevante partnerbyråer.

6. Partneropplysninger, CRM og historikk

FlytteMatch™ utvikles som en bransjeløsning for flyttebyråer. Plattformen kan derfor behandle opplysninger om leads, kunder, tilbud, oppdrag, status, kontaktpunkter, betalingsbevis, provisjon og historikk. Formålet er å gi en oversiktlig og sikker arbeidsflyt, dokumentere hva som har skjedd og redusere risiko for feil, misbruk og uavklarte saker.

CRM-data kan blant annet vise når en forespørsel ble mottatt, hvem den ble gjort tilgjengelig for, når partneren åpnet den, om tilbud ble sendt, om kunden svarte, hvilken status oppdraget fikk og når et betalingsbevis ble lastet opp. Slike opplysninger kan brukes til drift, partneroppfølging, kvalitet, provisjonsberegning, support og tvisteløsning.

Partneren skal sørge for at egne brukere bare får tilgang til opplysninger de trenger. Kontoer skal være personlige der dette er praktisk mulig. Passord skal ikke deles. Partneren er ansvarlig for å melde fra når en ansatt eller innleid person ikke lenger skal ha tilgang.

Vi bruker ikke partnerens CRM-data til lønnskjøring, bokføring eller generell ERP-behandling. FlytteMatch™ er avgrenset til funksjoner knyttet til leads, kunder, tilbud, oppdrag, betalingsdokumentasjon og provisjon.

7. Betaling, Stripe, betalingsbevis og provisjon

7.1 Kunden betaler partneren

Kunden inngår avtale om flytteoppdraget med det valgte flyttebyrået og betaler partnerbyrået direkte. Flyttebyrå.no er ikke mottaker av kundens betaling for selve flytteoppdraget, med mindre noe annet uttrykkelig opplyses i en konkret betalingsflyt.

7.2 Stripe

Stripe kan brukes som teknisk betalingsleverandør. Når en betaling skjer gjennom en Stripe-løsning, vil betalingsdata sendes direkte til Stripe eller behandles i Stripes grensesnitt. Stripe kan, avhengig av tjenesten og behandlingsaktiviteten, opptre som databehandler eller selvstendig behandlingsansvarlig. Stripes egne personvernvilkår gjelder for Stripes behandling.

Vi mottar normalt bare informasjon som er nødvendig for å forstå betalingsstatus, for eksempel transaksjons-ID, dato, beløp, valuta, status og begrensede opplysninger om betalingsmåte. Fullstendig kortnummer og sikkerhetskode skal ikke lagres i FlytteMatch™.

7.3 Betalingsbevis

Etter et fullført og betalt oppdrag kan partneren laste opp dokumentasjon som viser at betaling er mottatt. Formålet er å dokumentere grunnlaget for plattformens provisjon og håndtere eventuelle avvik. Partneren skal begrense dokumentet til det som er nødvendig og sladde irrelevante opplysninger.

7.4 Provisjon

Softec Softwares Karlsen fakturerer normalt partnerbyrået en provisjon på 10 prosent etter at oppdraget er fullført og betalt, i samsvar med partnervilkårene. Opplysninger om oppdragsverdi, status og betalingsbevis kan derfor behandles for avtaleoppfølging, beregning, fakturering, bokføring og dokumentasjon.

8. Kundevurderinger og kvalitetskontroll

Etter at et oppdrag er oppgitt som fullført, kan kunden inviteres til å gi en vurdering. Vi kan behandle poengsum, kommentar, dato, oppdragsreferanse og hvilket partnerbyrå vurderingen gjelder.

Vurderinger kan brukes til:

• kvalitetskontroll og oppfølging av konkrete hendelser,
• partnerutvikling og vurdering av videre samarbeid,
• forbedring av plattform, rutiner og kundereise,
• forebygging av misbruk eller systematiske kvalitetsproblemer, og
• publisering av en vurdering dersom kunden er informert om dette.

Vi kan moderere eller unnlate å publisere vurderinger som inneholder personangrep, sensitive opplysninger, udokumenterte strafferettslige anklager, reklame, spam eller opplysninger om tredjepersoner. En vurdering som brukes internt til kvalitetskontroll trenger ikke publiseres.

Ved alvorlige påstander kan vi midlertidig suspendere et partnerbyrå mens saken undersøkes. En slik beslutning er et sikkerhets- og kvalitetstiltak og betyr ikke i seg selv at påstanden er bevist.

9. Hvem vi deler opplysninger med

Vi deler ikke personopplysninger med andre uten et formål og et behandlingsgrunnlag. Opplysninger kan gjøres tilgjengelig for følgende kategorier av mottakere:

• Partnerbyråer: relevante opplysninger fra en flytteforespørsel deles med byråer som skal kunne vurdere, tilby eller gjennomføre oppdraget.
• Leverandører: hosting, e-post, sikkerhet, teknisk drift, support, analyse og annen nødvendig infrastruktur.
• Stripe og betalingsaktører: når en betalings- eller verifikasjonstjeneste benyttes.
• Profesjonelle rådgivere: regnskapsfører, revisor, juridisk rådgiver eller annen rådgiver når dette er nødvendig og underlagt passende konfidensialitet.
• Offentlige myndigheter: når vi er rettslig forpliktet, eller når utlevering er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

Leverandører som behandler opplysninger på våre vegne skal være bundet av databehandleravtale og bare behandle opplysningene etter dokumenterte instrukser. Tilgang skal begrenses til personer som trenger den for å utføre sine oppgaver.

Ved fusjon, salg, omorganisering eller overføring av hele eller deler av virksomheten kan relevante opplysninger inngå i en kontrollert virksomhetsoverdragelse. Den nye aktøren må respektere gjeldende personvernforpliktelser.

10. Overføring av opplysninger utenfor EØS

Vi søker å bruke løsninger som behandler data i Norge eller EØS når dette er praktisk og forsvarlig. Enkelte leverandører kan likevel ha support, konsernselskaper eller teknisk infrastruktur utenfor EØS.

Når personopplysninger overføres til et land som ikke er godkjent av EU-kommisjonen som tilstrekkelig beskyttet, skal overføringen ha et gyldig overføringsgrunnlag. Dette kan være EUs standard personvernbestemmelser, bindende virksomhetsregler eller en annen lovlig mekanisme. Ved behov vurderes supplerende tekniske og organisatoriske tiltak, blant annet kryptering, tilgangsbegrensning og dataminimering.

Du kan kontakte oss for mer informasjon om hvilke overføringsmekanismer som gjelder for en bestemt leverandør eller behandling.

11. Hvor lenge opplysningene lagres

Personopplysninger lagres ikke lenger enn nødvendig for formålet de ble samlet inn for. Lagringstiden påvirkes av hvor lenge en henvendelse eller avtale er aktiv, behovet for dokumentasjon, risiko for tvist og lovpålagte oppbevaringskrav.

Ufullførte skjemaer

Slettes eller anonymiseres normalt etter kort tid dersom de ikke er sendt inn, med mindre sikkerhetslogger krever midlertidig lagring.

Flytteforespørsler

Lagres mens forespørselen følges opp og deretter så lenge det er nødvendig for dokumentasjon, kvalitet, krav eller avtalehistorikk.

Partnerkonto

Lagres mens avtalen er aktiv. Relevante avtale-, faktura- og hendelsesdata kan oppbevares etter avslutning.

Regnskapsmateriale

Oppbevares i den perioden bokførings- og regnskapsregelverket krever.

Sikkerhetslogger

Oppbevares så lenge de er nødvendige for drift, hendelseshåndtering, misbruksforebygging og dokumentasjon.

Kundevurderinger

Kan oppbevares så lenge de er relevante for kvalitetskontroll, partnerhistorikk eller publisering, med nødvendig vurdering av anonymisering og sletting.

Når opplysninger ikke lenger er nødvendige, slettes eller anonymiseres de. Anonymiserte opplysninger som ikke kan knyttes til en person kan brukes til statistikk og forbedring uten å være personopplysninger.

En sletteforespørsel medfører ikke alltid umiddelbar sletting av alle data. Vi kan beholde opplysninger når dette er nødvendig for en rettslig plikt, dokumentasjon av en transaksjon, håndtering av et krav eller forsvar av rettigheter.

12. Hvordan vi beskytter opplysningene

Vi bruker tekniske og organisatoriske tiltak som skal stå i rimelig forhold til risikoen. Ingen digital tjeneste kan garantere absolutt sikkerhet, men vi arbeider for å forebygge uautorisert tilgang, endring, tap, lekkasje og misbruk.

Tiltak kan blant annet omfatte:

• kryptert trafikk med HTTPS/TLS,
• rollebasert tilgang og prinsippet om minste privilegium,
• sikre passordrutiner og sesjonshåndtering,
• CSRF-beskyttelse, validering og kontroll av inndata,
• logging av sikkerhetsrelevante hendelser og administrativ aktivitet,
• backup, gjenopprettingsrutiner og kontrollert deploy/rollback,
• oppdatering, sårbarhetsretting og overvåking,
• dataminimering og begrensning av dokumentinnhold, og
• rutiner for håndtering og varsling av personvernbrudd.

Brukere og partnere må også bidra til sikkerheten. Du skal bruke et sterkt og unikt passord, beskytte innloggingsinformasjonen, logge ut fra delte enheter og varsle oss straks dersom du mistenker uautorisert tilgang.

Dersom et brudd på personopplysningssikkerheten sannsynligvis innebærer risiko for enkeltpersoners rettigheter og friheter, håndteres og varsles hendelsen i samsvar med gjeldende regler.

13. Dine personvernrettigheter

Avhengig av behandlingen og gjeldende unntak kan du ha følgende rettigheter:

13.1 Rett til informasjon og innsyn

Du kan be om bekreftelse på om vi behandler personopplysninger om deg, og få en kopi av opplysningene sammen med informasjon om formål, kategorier, mottakere, lagringstid og rettigheter.

13.2 Rett til retting

Du kan be om at uriktige eller ufullstendige opplysninger rettes. Vi kan be om nødvendig dokumentasjon dersom endringen har betydning for avtale, sikkerhet eller identitetskontroll.

13.3 Rett til sletting

Du kan be om sletting når opplysningene ikke lenger er nødvendige, samtykke trekkes tilbake uten annet grunnlag, du har protestert med virkning, eller behandlingen er ulovlig. Retten gjelder ikke ubetinget, for eksempel når videre lagring er påkrevd ved lov eller nødvendig for et rettskrav.

13.4 Rett til begrensning

Du kan i enkelte situasjoner be om at opplysningene bare lagres og ikke brukes videre, blant annet mens riktigheten eller grunnlaget vurderes.

13.5 Rett til å protestere

Du kan protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse. Vi må da stanse behandlingen med mindre det foreligger tvingende berettigede grunner som veier tyngre, eller behandlingen er nødvendig for et rettskrav. Du kan alltid protestere mot direkte markedsføring.

13.6 Dataportabilitet

Når behandlingen bygger på samtykke eller avtale og utføres automatisk, kan du i visse tilfeller få opplysninger du selv har gitt i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.

13.7 Trekke tilbake samtykke

Du kan trekke tilbake et samtykke uten negative følger for andre deler av tjenesten som ikke er avhengige av samtykket.

13.8 Automatiserte avgjørelser

Matching og prioritering kan støttes av automatiserte regler, men vi har ikke som utgangspunkt å treffe avgjørelser som har rettsvirkning eller tilsvarende betydelig virkning for en person utelukkende automatisk. Dersom slik behandling senere innføres, vil vi gi særskilt informasjon om logikk, betydning og retten til menneskelig vurdering.

13.9 Slik utøver du rettighetene

Send en e-post til post@flyttebyrå.no. Beskriv hvilken rettighet du vil bruke og hvilken tjeneste eller henvendelse det gjelder. For å beskytte personvernet kan vi be om opplysninger som er nødvendige for å bekrefte identiteten. Ikke send kopi av legitimasjon med mindre vi uttrykkelig ber om det og gir en sikker fremgangsmåte.

Vi svarer uten ugrunnet opphold og normalt innen én måned. Ved kompliserte eller mange forespørsler kan fristen forlenges i samsvar med regelverket. Du vil i så fall få beskjed.

13.10 Klage til Datatilsynet

Du kan klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen bryter personvernregelverket. Vi setter pris på at du kontakter oss først, slik at vi får mulighet til å undersøke og rette opp forholdet.

14. Barn og særlige kategorier av personopplysninger

Tjenesten er beregnet på myndige personer og representanter for virksomheter. Vi retter ikke plattformen mot barn og ber ikke bevisst barn om å registrere flytteforespørsler eller partnerkontoer.

Vi ønsker ikke at brukere sender inn helseopplysninger, biometriske opplysninger, opplysninger om religion, politiske meninger, fagforening, seksuelle forhold, straffbare forhold eller andre særlige kategorier i vanlige skjemaer og fritekstfelt. Dersom slike opplysninger likevel mottas, vurderer vi om de skal slettes, begrenses eller håndteres på et annet gyldig grunnlag.

Dersom flytteoppdraget krever særskilt praktisk tilrettelegging, bør kunden beskrive det konkrete behovet uten å oppgi mer om årsaken enn nødvendig. For eksempel kan det være tilstrekkelig å opplyse at ekstra tid, trinnfri adkomst eller en bestemt kontaktform er nødvendig.

15. Cookies og lokal lagring

Nettstedet kan bruke nødvendige cookies for blant annet sikkerhet, sesjon, skjemafunksjon, innlogging og lagring av samtykkevalg. Valgfrie cookies til analyse eller markedsføring skal ikke settes før gyldig samtykke der loven krever dette.

Mer informasjon om typer cookies, leverandører, varighet og hvordan du endrer valgene dine finnes i vår cookieerklæring.

16. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere erklæringen når tjenesten, teknologien, leverandørene, forretningsmodellen eller regelverket endres. Den nyeste versjonen publiseres på denne siden med dato for siste oppdatering.

Vesentlige endringer som har betydning for hvordan opplysningene brukes, kan også varsles gjennom plattformen, på e-post eller på annen passende måte. Historiske versjoner kan oppbevares for dokumentasjon.